Aclaremos lo siguiente: sí, en efecto, todo aquel que tenga que hacer facturas necesitará un programa de facturación, probablemente. O no, depende de los riesgos que quiera tomar cada uno.

Pero antes de nada aclaremos otro asunto: ¿Quién debe hacer facturas?

¿Quién está obligado a hacer facturas?

Hay tres leyes que regulan la obligación de facturar: la Ley de IVA, la Ley General Tributaria y el Real Decreto 1619/2012 del reglamento de facturación.

En primer lugar, solo autónomos y empresas están obligados a emitir facturas dentro de los siguientes supuestos:

• Cuando el cliente es también autónomo o empresario.
• Si el cliente, sin ser autónomo o empresario (un particular), pide factura por fines tributarios.
• Cuando se trata de exportaciones de bienes exentas de IVA (a no ser que se realicen en tiendas libres de impuestos).
• Si se trata de ventas intracomunitarias de bienes con exención de IVA.
• Si el cliente es la Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como autónomo o empresario.
• Para ventas de bienes objeto de instalación o montaje antes de que se ponga a disposición, cuando la venta se ultime en el territorio donde se aplica el impuesto.
• En ventas a distancia y entregas de bienes a las que se le aplica impuestos especiales, siempre y cuando se realicen en el territorio donde se aplica el impuesto.

Pues bien, si cumples alguno de estos supuestos – como ocurre con la gran mayoría de autónomos y empresarios – entonces has de emitir facturas.

Cuándo usar un programa de facturación

Un programa de facturación exige un compromiso. No con el software en sí. Sino con tu negocio.

Si te dedicas a algo de forma esporádica – traducir algún que otro artículo, hacer de fotógrafo para algún banquete, etc. – entonces quizá no hace falta apuntar tan alto: con un modelo de factura de Word o Excel vas listo.

Ahora bien, si te dedicas de forma profesional; si esa actividad es la que te da de comer, entonces ya usamos palabras mayores. Y sí, es cuando es recomendable usar un programa de facturación.

Por qué usar un programa de facturación

Por ir al grano: para que la gestión de la facturación sea más fácil. Pongamos que lo manejas todo con facturas de Word o Excel. ¿Cómo llevar un orden de todas las facturas? ¿Cómo saber si te han pagado una factura? ¿Por qué demorarte tanto en enviar una factura?

Con un software de facturación simplificas todo el proceso, desde la emisión de la factura hasta su conciliación con su correspondiente pago bancario o en efectivo.

Sobre la rivalidad entre un programa de facturación y Word y Excel ya hemos escrito recientemente. Quizá no haga falta ahondar en ello, por lo que podemos centrarnos únicamente en las razones que nos llevan a usar un programa de facturación:

• Los modelos de factura se ciñen a la legalidad vigente.
• Ganas un mayor control de todo el proceso de ventas.
• Es más rápido emitir una factura y controlar si tu cliente la ha recibido.
• También gestionas los gastos de una forma centralizada, y no desde otro programa o (¡peor!) desde un documento de Excel o Word.
• Sabes en todo momento qué facturas están pagadas, si han vencido y si siguen sin pagar.
• Puedes hasta diseñar la plantilla de factura de modo que vaya a juego con tu marca.
• Si es un programa de facturación online o en la nube, pues mejor: puedes hacer facturas desde cualquier dispositivo.

En definitiva, lo que te queremos decir es que todo aquel profesional que esté obligado a emitir facturas por sus servicios necesita un programa de facturación. La alternativa es el caos.