Acabas de empezar como autónomo y ya te has hecho con un programa de facturación. Todo es nuevo. No tienes ni remota idea. Te preguntas sin parar: ¿Cómo empezar? ¿Qué debo tener en cuenta?

La reacción principal para muchos es probar a hacer una factura, aunque uno no tenga ningún servicio que facturar. La idea es probar. Y está bien: al fin y al cabo, se trata de familiarizarse con la principal funcionalidad del programa.

Sin embargo, de cara a un inicio más racional y eficiente, te recomendamos seguir estos 5 sencillos pasos:

1.Configura tu perfil como autónomo

Las facturas que hagas han de emitirse a tu nombre. Como autónomo, esto quiere decir con tus nombres y apellidos.

En tu perfil también ha de constar la dirección y el NIF. Estos tres datos (nombre y apellidos, dirección y NIF) son imprescindibles para que tu factura tenga valor fiscal.

Seguramente, en la configuración del programa tendrás un apartado para rellenar esos datos. Pues bien, haz eso lo primero de todo.

2. Retención de IRPF

Puede que como autónomo tengas que aplicar retención a cuenta del IRPF en las facturas. Si es así, recuerda que como nuevo autónomo puedes aplicar el 7% durante los primeros tres años de actividad.

Pasado ese tiempo, habrías de aplicar el tipo regular, que es del 15%. Por cierto: ten en cuenta que ya desde el principio puedes aplicar el tipo regular. La opción del 7% es eso: una opción para aligerar la carga inicial de impuestos.

Ahora bien, ten en cuenta también que lo que no retengas en las facturas, si pasas un determinado umbral de ingresos, Hacienda se lo cobrará al hacer la declaración anual de renta.

3. Regímenes especiales de IVA (¡e IGIC!)

Si tu actividad tributa por el régimen general de IVA, puedes ignorar este apartado. Con saber el tipo que has de aplicar en las facturas, ya te basta.

No obstante, puede que estés en uno de los siguientes regímenes, que habrías de configurar desde un inicio en tu programa:

• Régimen especial de Recargo de equivalencia (afecta al comercio minorista).
• Régimen especial de Criterio de caja (declaras el impuesto cuando cobras la factura).
• Exención de IVA, si te dedicas a una actividad exenta del impuesto (sanidad, educación, dependencia, etcétera).

Y otra cosa: ¿Resides en las Islas Canarias? Entonces recuerda que tus facturas han de ir con IGIC, no con IVA.

4. Rellenar los datos de pago

Es recomendable que en las facturas se indiquen los datos bancarios para que el cliente haga el pago del importe.

Se pueden indicar los 20 dígitos de la cuenta bancaria así como el IBAN, aunque este último se reserve inicialmente para transferencias extranjeras.

5. Información de clientes y servicios

Antes de ponerte a facturar, es también aconsejable que guardes una lista de clientes y de los servicios que vas a prestar o los bienes que vas a vender.

Aunque muchos softwares de facturación te permiten ir guardando clientes y productos sobre la marcha, a medida que creas facturas, dedicar un tiempo a hacer inicialmente este trabajo te ayudará enormemente.

Supone un ahorro de tiempo y una mejor organización.

En conjunto, estos cinco consejos te ayudarán a iniciarte en un programa de facturación y orientarte. Los comienzos nunca son fáciles, ni aunque cuentes con el programa de facturación más intuitivo del mundo.

¿Qué programa de facturación necesito si soy autónomo? ¿Y si soy una sociedad? Son preguntas pertinentes, pues las necesidades de un autónomo y de una sociedad distan tanto como las necesidades de una persona y de un elefante, por poner un ejemplo algo tosco.

Es más, tampoco las necesidades de todas las sociedades son iguales: no es lo mismo una pyme con menos de diez trabajadores – como es el caso del 95% de las pymes españolas – y una gran empresa.

En otras palabras: no todos pueden llevar la misma talla de zapatos. Pero veamos con mayor detenimiento los criterios que se deben tener en cuenta.

La normativa de facturación, ¿qué dice?

La normativa de facturación se aplica por igual a todos aquellos que lleven a cabo una actividad profesional o económica, ya sean autónomos o una sociedad.

La obligación de emitir facturas, y cómo se deben emitir, es igual para todos. En este caso, pues, no hay diferencia. Un mismo modelo de factura sirve para todos.

¿En dónde se diferencia, entonces? Aunque no vamos a entrar a fondo en la materia, la diferencia está en la contabilidad. Mientras que las normas de contabilidad que deben guiar la actividad de un autónomo son bastante laxas y simples, las que se aplican a una sociedad son más rigurosas y complejas.

Pero esto, como comentábamos, ya es arena de otro costal, aunque sí que incide (o puede incidir), como veremos a continuación, en la elección de un programa de facturación.

¿Cómo debe ser un programa de facturación para un autónomo y una sociedad?

El principal criterio tiene que ver con el volumen. Por lo general, el volumen de facturación de un autónomo es muy inferior al de una sociedad, por lo que su gestión es más sencilla.

En este caso, lo más recomendable para un autónomo es que el software de facturación sea de uso sencillo y permita una organización simple de sus facturas de ingreso y gasto.

En el caso de una sociedad, el tamaño influirá sobre el tipo de programa de facturación. Una pequeña empresa con menos de 10 empleados tendrá un volumen de facturación también modesto. Sin embargo, una empresa con mayor volumen puede requerir un sistema más complejo para resolver un mayor número de documentos.

Por ejemplo, para una empresa con empleados un software de facturación con posibilidad de multiusuario puede ser un requisito, aunque los sistemas de facturación online o en la nube permiten trabajar a la vez desde distintos terminales.

¿Es necesario un programa de facturación con contabilidad?

Las obligaciones contables de un autónomo son muy simples: solo necesita un libro de registro de ingresos y gastos, por lo que, en este sentido, no debe preocuparse por que su programa de facturación incorpore funcionalidades contables.

Las sociedades son otro cantar, pues sus obligaciones contables están bajo lupa de normativas y de las autoridades fiscales. El libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales (balance, cuenta de resultados) son obligatorios según el Código de Comercio, por lo que conviene esperar que un programa de facturación lo sea también de contabilidad o que, al menos, facilite la contabilidad.

Empiezas un negocio y puede que necesites agilizar el proceso de creación de facturas. Pero en ese caso te preguntarás ¿qué programa de facturación es el correcto?

Puede que tengas un par de amigos que te hayan recomendado uno u otro, pero ¿cómo elegir el correcto? No quieres apostar por uno y tener que cambiarte a mitad del año.

En ese caso, vamos a desgranar por ti muchos de los aspectos que, como autónomo o sociedad, o incluso comunidad de bienes, tienes que tener en cuenta a la hora de elegir el programa de facturación adecuado.

Conoce las necesidades de tu negocio para dar con tu programa

Lo primero de todo es aclarar tu situación: autónomo o empresa. Asimismo, es importante que conozcas si deberás facturar con IVA o sin él.

E incluso, si resides en las Islas Canarias o en Ceuta y Melilla puedes tener que facturar con IGIC o IPSI respectivamente. No quieres encontrar un programa que luego no puedas usar.

Al final no sólo se trata de necesidades básicas sino también fiscales. Como también sería el caso del IRPF.

Si eres autónomo es muy probable que tengas que emitir facturas con IRPF si vendes a otros profesionales autónomos o empresas. En ese caso, tu programa de facturas también debería permitírtelo.

Decide si tu programa de facturación será gratis o de pago

Ante la opción de pagar por algo u obtenerlo gratis, muchos optarían por lo último. Si es gratis, todo sabe mejor.

Ya, pero como decía mi abuela, lo barato sale caro. Y lo que dicen mis amigos es “cuando algo es gratis, tú eres el producto”.

Al pagar por algo, como ocurre con sistemas de reproducción de vídeo o música en streaming, ya no tienes anuncios. No monetizas su contenido y te libras de la publicidad.

También estás pagando un servicio de soporte para cualquier duda referente al programa. No sólo eso, pagas un equipo que trabaja en mejorar el programa día a día.

Piensa si quieres tu programa de facturación en la nube o instalado

Una de las ventajas de tener tu programa en la nube es que siempre podrás acceder a tu información contable. Puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Al tenerlo instalado en un ordenador, puedes perderlo. No serías el primero al que se le derrama un vaso de agua u otro refrigerio y hace que su portátil deje de funcionar.

Te puede ocurrir que tengas un virus o simplemente que tu sistema deje de funcionar teniendo que formatear el disco duro. Todo esto hará que tu información desaparezca.

Y créeme, no quieres enfrentarte a la situación de haber perdido tus facturas y que la Agencia Tributaria te las pida al año siguiente.

Cuando tu software de facturación es online, tienes  la posibilidad de que no esto no ocurra. Todo se te guarda en la nube. Pero si eres de esos que recelan de la llamada nube, siempre puedes descargarte periódicamente tu información.

Inclinarse por un programa de facturación complejo o sencillo

Con esto no quiero decir que debas optar por lo difícil o por lo fácil, sino por aquello que cubre todos, o casi todos, los aspectos de la facturación y la contabilidad o algo más de andar por casa.

Si acabas de empezar y no tienes mucha idea, no deberías desdeñar la posibilidad de optar por algo sencillo. Así, puedes dejar que tu asesor se encargue de la parte contable más importante o la parte fiscal.

Pero mi consejo es que optes por un programa para hacer facturas que crezca contigo. Esto quiere decir que puede adaptarse a las necesidades del momento.

Puede ser muy sencillo al principio y según crezcas tus necesidades puedes empezar a usar otras funciones.

Por ejemplo, muchos programas de facturación vienen con módulos para facturación internacional o para llevar la contabilidad mediante informes. Si surge la necesidad, siempre puedes probar uno de estos módulos.

Así, siempre estarás cubierto ante cualquier circunstancia. Pero, lo ideal es que pienses en qué es lo que realmente necesitas ahora y lo que esperas, o te gustaría, necesitar en el futuro.

Aclaremos lo siguiente: sí, en efecto, todo aquel que tenga que hacer facturas necesitará un programa de facturación, probablemente. O no, depende de los riesgos que quiera tomar cada uno.

Pero antes de nada aclaremos otro asunto: ¿Quién debe hacer facturas?

¿Quién está obligado a hacer facturas?

Hay tres leyes que regulan la obligación de facturar: la Ley de IVA, la Ley General Tributaria y el Real Decreto 1619/2012 del reglamento de facturación.

En primer lugar, solo autónomos y empresas están obligados a emitir facturas dentro de los siguientes supuestos:

• Cuando el cliente es también autónomo o empresario.
• Si el cliente, sin ser autónomo o empresario (un particular), pide factura por fines tributarios.
• Cuando se trata de exportaciones de bienes exentas de IVA (a no ser que se realicen en tiendas libres de impuestos).
• Si se trata de ventas intracomunitarias de bienes con exención de IVA.
• Si el cliente es la Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como autónomo o empresario.
• Para ventas de bienes objeto de instalación o montaje antes de que se ponga a disposición, cuando la venta se ultime en el territorio donde se aplica el impuesto.
• En ventas a distancia y entregas de bienes a las que se le aplica impuestos especiales, siempre y cuando se realicen en el territorio donde se aplica el impuesto.

Pues bien, si cumples alguno de estos supuestos – como ocurre con la gran mayoría de autónomos y empresarios – entonces has de emitir facturas.

Cuándo usar un programa de facturación

Un programa de facturación exige un compromiso. No con el software en sí. Sino con tu negocio.

Si te dedicas a algo de forma esporádica – traducir algún que otro artículo, hacer de fotógrafo para algún banquete, etc. – entonces quizá no hace falta apuntar tan alto: con un modelo de factura de Word o Excel vas listo.

Ahora bien, si te dedicas de forma profesional; si esa actividad es la que te da de comer, entonces ya usamos palabras mayores. Y sí, es cuando es recomendable usar un programa de facturación.

Por qué usar un programa de facturación

Por ir al grano: para que la gestión de la facturación sea más fácil. Pongamos que lo manejas todo con facturas de Word o Excel. ¿Cómo llevar un orden de todas las facturas? ¿Cómo saber si te han pagado una factura? ¿Por qué demorarte tanto en enviar una factura?

Con un software de facturación simplificas todo el proceso, desde la emisión de la factura hasta su conciliación con su correspondiente pago bancario o en efectivo.

Sobre la rivalidad entre un programa de facturación y Word y Excel ya hemos escrito recientemente. Quizá no haga falta ahondar en ello, por lo que podemos centrarnos únicamente en las razones que nos llevan a usar un programa de facturación:

• Los modelos de factura se ciñen a la legalidad vigente.
• Ganas un mayor control de todo el proceso de ventas.
• Es más rápido emitir una factura y controlar si tu cliente la ha recibido.
• También gestionas los gastos de una forma centralizada, y no desde otro programa o (¡peor!) desde un documento de Excel o Word.
• Sabes en todo momento qué facturas están pagadas, si han vencido y si siguen sin pagar.
• Puedes hasta diseñar la plantilla de factura de modo que vaya a juego con tu marca.
• Si es un programa de facturación online o en la nube, pues mejor: puedes hacer facturas desde cualquier dispositivo.

En definitiva, lo que te queremos decir es que todo aquel profesional que esté obligado a emitir facturas por sus servicios necesita un programa de facturación. La alternativa es el caos.

Es muy probable que, si eres de esas personas que factura a menudo, o incluso que disfruta de tener un orden en su contabilidad, estés considerando dejar atrás Word y Excel para tus facturas.

Por ello, la opción de empezar a usar un programa de facturación puede aparecer en tu camino. La duda que te asaltará es la siguiente: ¿lo quiero instalado en mi ordenador o, por el contrario, en la nube?

Es una pregunta muy lógica y a la que intentaremos resolver planteando los pros y los contras de cada opción.

La seguridad en tu programa de facturación

Puede que pienses que la nube no es un lugar seguro y que nadie mejor que tú para custodiar tus datos. Es una opinión válida, pero hay que afrontar los hechos: la nube es más segura.

Lo habitual es preocuparse por un ataque informático, el cual puede suceder en tu PC también, y sin acceso a todo un equipo técnico que pueda recuperar tus datos.

Puede ocurrirte que tengas que formatear tu ordenador, por una infección o incluso porque no esté funcionando muy bien.

Además, otro problema puede ser que de la noche a la mañana tu ordenador deje de funcionar, no encienda o incluso se te caiga ese dichoso vaso de agua o de café encima. Adiós facturación entonces.

Mientras que la nube estos problemas logísticos no te ocurrirían y siempre estarías respaldado por un equipo informático profesional que se encarga de velar por tu seguridad.

Incluso de tu Smart TV usa tecnología que está en la nube. Las apps de tu teléfono móvil trabajan también en la nube. Ha venido para quedarse.

Actualizaciones en un programa de facturación

Cuando te compras un programa de facturación y lo instalas en tu ordenador lo que instalas es una única versión o actualización. Si necesitas cosas nuevas, tendrás que descargarte estas actualizaciones.

El problema ya no radica en tu programa de facturación incluye un nuevo diseño de plantilla de factura en su última actualización. La cuestión es si esta actualización hace referencia a un cambio en la tributación.

Por ejemplo, un cambio en el IVA o una nueva ley que modifique la manera de enviar las facturas deberán ser aplicados en el momento. Quizás se te pase instalar esta actualización. Quizás no funcione en tu ordenador.

Sin embargo, cuando se trata de un programa para hacer facturas en la nube, estas actualizaciones, las nuevas funciones y cualquier mejora te aparece sin tú tener que hacer nada.

De esta manera, te aseguras que siempre estarás usando la última tecnología, pero sobre todo que estás creando facturas de manera correcta.

La movilidad de un programa de facturación

El hecho de que un programa esté instalado en tu ordenador te la movilidad que tenga tu dispositivo. Solamente si tienes el ordenador contigo, puedes usar el software.

Un programa en la nube te permite usarlo desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Por ello, puedes cambiar tantas veces como quieras de ordenador.

Te puedes llevar el trabajo a casa sin necesidad de llevarte el PC también. Además, si te vas de vacaciones y no tienes tu portátil contigo, puedes usar el de una biblioteca o el de un hotel.

No es que debas trabajar estando de vacaciones, pero sabemos lo importante que es tu negocio para ti y hay cosas que no pueden esperar. Por ello, necesitarás tener acceso.

A veces, este acceso puede ser compartido: tu ordenador, tu tableta e incluso tu teléfono. Siempre conectado y con acceso a tu facturación.

Word y Excel son, con diferencia, los programas más adorados por los autónomos para hacer facturas. Todavía no ha habido programa de facturación que haya logrado batir a este dúo tan dinámico. ¿Y por qué? ¿Qué es lo que tienen que no tenga un software de hacer facturas?

Ventajas de trabajar con Word y Excel en lugar de un programa de facturación

Intentaremos ser lo más objetivos posibles: sí, hay ventajas de usar Word y Excel en lugar de un software de facturación.

Todo depende del cristal con que se mire. Empecemos:

• Es más económico. Cualquiera que tenga un PC, tiene Word y Excel, en cualquiera de sus versiones. Las últimas versiones incluyen incluso plantillas de factura.
• Está al alcance de cualquiera. En todos los sentidos: porque… ¿quién no tiene en su ordenador Word y Excel instalados? ¿Y quién no tiene unas nociones básicas de Word y Excel (sobre todo de Word)?
• Son polivalentes. Valen tanto para un roto como para un descosido: creación de facturas, hojas de cálculo, informes, cartas y un largo etcétera. ¿Qué más se puede pedir?

Pues, en fin, mirado así, ¿para qué seguir? Pero no tenemos otra, porque a continuación te mostraremos las ventajas de un programa de facturación con respecto a Word y Excel.

Ventajas de trabajar con un programa de facturación  en lugar de Word y Excel

Word y Excel ya han recibido su merecido cumplido. Y para cumplido el que le hacen diariamente miles de autónomos para hacer facturas.

No obstante, a medida que la facturación se complica y uno quiere imprimir un poco de orden a su vida profesional, Word y Excel no responden como a muchos les gustaría. Es hora, pues, de echar un vistazo a un programa de facturación.

¿Por qué? No hace mucho repasamos las ventajas en un artículo titulado: “Modelos de factura para Word y Excel Vs. programas de facturación“. Volvamos a ellas:

• Sencillez. Lo fácil como principio. Esa debería ser la divisa de cualquier software de facturación, aquello que guiara su funcionamiento. Los modelos de factura ya están predeterminados (aunque luego puedas personalizar el diseño a tu gusto), solo has de clicar un par de botones para hacer la factura y enviarla.
• Automaticidad. Como dice la definición de la RAE: “Cualidad de automático”. Pues bien, un programa de facturación ostenta dicha cualidad para hacer de la experiencia de emitir facturas y gestionar la facturación algo rápido, sin tener que repetir manualmente, a cada rato, todos los proceso. Por ejemplo, puedes programa el envío periódico de facturas o copiar una factura de otra ya emitida para no tener que repetir los mismos pasos.
• Menos margen de error. Errar es tan humano que a veces no dejamos margen a que se equivoquen los softwares. ¡Es tal la avaricia humana! Pero la capacidad humana para contagiar errores es, a veces, insuperable: ¡incluso usando los softwares más automatizados nos equivocamos! En fin, con un programa de facturación equivocarse, al menos, es menos común que con Word y Excel. Y lo mejor: si te equivocas, lo puedes detectar antes.
• Actualizaciones. Aquí hablamos de muchas cosas, pero especialmente nos referimos a usar programas de facturación online cuyas actualizaciones son automáticas. Lo que implica: los cambios normativos en facturación se adaptan a las nuevas actualizaciones (sin que tengas que preocuparte); los desarrollos en el software también se actualizan automáticamente.
• Móvil / Portátil. Otro plus que no se puede ignorar: un programa de facturación online o en la nube te lo puedes llevar siempre a cuestas. Puedes acceder en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, y si, además, tiene una app para móviles o tableta, pues mejor aún.

En definitiva, ¿qué es mejor para hacer facturas y gestionar tu facturación? ¿Word? ¿Excel? ¿Un programa de facturación?

Que cada cual saque sus conclusiones. Nosotros ya hemos sacado las nuestras.

Cuando tienes un negocio no tienes tiempo que perder. Estás a mil cosas a la vez, pues quieres que tu empresa salga adelante.

Necesitas ahorrar tiempo y acelerarlos procesos. Para ello, una buena opción es usar un programa de facturación que te permita automatizar ciertas tareas.

Puedes dedicar el tiempo restante a enfocarte en lo más importante: conseguir más ventas para hacer crecer tu negocio.

Ahorrar tiempo creando facturas

Un programa de facturación te permite crear y guardar tus clientes, de manera que no tienes que volver a introducir los datos cada vez que tengas que crear una factura.

Puedes hacer lo mismo con los productos, así no tendrás que describirlos cada vez ni introducir su importe o porcentaje de IVA. Todo vendrá automático.

Recuerda que una plantilla de factura puede ayudarte, pero a no ser que uses un modelo de factura en Excel y hayas programado las fórmulas, no te calculará la suma de la base imponible, ni te restará las retenciones de IRPF, entre otras cosas.

Además, si tienes clientes recurrentes un programa de facturación te dará la opción de duplicar la factura. Así, no tendrás que volver a crear los datos de nuevo.

Finalmente, muchos softwares te dan la opción de programar la creación y envío de facturas, es lo que se conoce como facturas recurrentes. Habitual en modelos de venta por suscripción.

Crear presupuestos y albaranes con un programa de facturación

Al final no solo basta con crear facturas, sino hay otras necesidades como crear presupuestos. Muchos programas te dan la opción de convertir el presupuesto en factura para ahorrar tiempo.

Por tanto, puedes crear un presupuesto y una vez tu cliente lo hay aceptado puedes transformarlo en factura en un santiamén. Así, no tienes que no tienes que volver a introducir todos los datos.

Además, si vendes productos que tienes que tienes enviar y ya has creado la factura, puedes generar el albarán a partir de ella. De esta manera, te ahorrarás unos valiosos minutos.

Acelerarás así el proceso de venta, y si quieres de post-venta enviando recibos de cobro.

Un programa de facturación para cobrar las facturas en segundos

Finalmente, otro quebradero de cabeza es cobrar las facturas, o mejor dicho marcarlas como pagadas.

Si bien es cierto que no depende de ti que el cliente te pague al momento, pero si le das soluciones de pago más rápidas que una transferencia, es más probable que te pague antes.

Por ejemplo, puedes enviarle la factura con la opción de pagos por tarjeta, por lo que te podrá pagar en el momento que la reciba. También, puedes automatizar el cobro con domiciliación bancaria o cobros SEPA.

Por lo general, todos estos métodos funcionan de manera que la factura se marca automáticamente como cobrada. Es lo que se conoce como conciliación.

Finalmente, muchos programas ofrecen la opción de conciliación bancaria, por el que puedes asociar los cobros de tus facturas, o ingresos en el banco, con la factura en cuestión. Todo esto te llevará unos segundos.

Ya no estamos en el año 2010 donde la inmensa parte de la población usaba Windows como sistema operativo. Cada vez son más los que tienen un Mac.

Sin embargo, la demanda no es lo suficiente para que todos los programas tengan una versión para Mac. Esto afecta a los programas de facturación también.

Un programa de facturación instalado en tu Mac

Pongamos que has encontrado un software para hacer facturas que se adapta a tu Mac. En ese caso, enhorabuena, pues hay muy pocos.

De esta manera, podrás crear y enviar facturas desde tu dispositivo Apple. Sin embargo, existen una serie de desventajas.

Por ejemplo, si un día decides cambiar de programa de facturación, deberás encontrar otro que se adapte a Mac. O puede ocurrir lo contrario, que cambies de sistema operativo: ya no podrías usarlo.

Asimismo, la desventaja de que se encuentre instalado es que, si un día tu ordenador deja de funcionar, lo formateas o incluso lo pierdes, ya no tengas acceso a la información registrada.

Y recuerda que tendrás que guardar todas tus facturas. Por tanto, encontramos un inconveniente en un programa de facturación que deba ser instalado en tu Mac.

La contrapartida: App de facturación en tu Mac

Hoy en día, ya pocas cosas necesitan de un programa que debas iniciar cada vez. Tal vez te basta con una app para generar facturas.

La App Store está plagada de apps que permiten crear facturas. Las hay de pago y gratis, pero también encuentran otro inconveniente: su limitación.

Aunque te puedan sacar de un apuro, no dejan de ser pequeñas piezas de software. Es muy poco probable que tengan todas las funciones que un programa de facturación necesita.

Puede que no cubran aspectos específicos como la retención de IRPF o incluso el recargo de equivalencia, por no hablar del IVA intracomunitario y transfronterizo.

Probando un programa de facturación en la nube para Mac

Cuando tus necesidades crecen y necesitas algo más completo, es hora de pasarse a un programa de facturación. Pero ya hablamos de los inconvenientes de los programas instalables, por lo que necesitarás uno en la nube.

Hoy en día todo está en la nube, incluso las apps que usas en tu Smartphone. Es por ello que tal vez sea hora de mover tu facturación a esta nube de la que todos hablan.

Tus datos estarán a salvo de vasos de agua derramados, virus en el ordenador o formateos de disco duro indeseados.

Asimismo, te dará la posibilidad de acceder desde cualquier otro ordenador. No necesitarás tener que estar con tu Mac cada vez que quieras crear y enviar una factura.

Esto nos lleva a que si puedes acceder desde otro ordenador no haya problemas de incompatibilidad por lo que será indiferente si sigues con Mac o te pasas a Windows.

Cuando empiezas un emprender y optas por llevar tu negocio de una manera más óptima que en Excel o en Word, esperas que tu programa de facturación pueda hacer algo más que eso: facturar.

Es por ello por lo que hemos recopilado 9 funciones que un programa de facturación puede ofrecerte.

Un programa de facturación para hacer facturas y más

Lo básico es poder crear y enviar facturas, por supuesto. Pero lo ideal es poder llevar un control sobre tu negocio.

Lo segundo sería controlar el estado de tus facturas. Quieres saber si las facturas están cobradas, si están enviadas o si incluso son proforma.

Esto nos lleva al tercer punto, que sería automatizar la creación de estas facturas. Así, si tienes un cliente al que le facturas de manera indefinida durante un periodo de tiempo, no tienes que crear y enviar las facturas manualmente.

Algunos programas de facturación te permiten programar la emisión de facturas a un determinado cliente. Y lo mejor es que no tienes que enviarlas, sino que se envían solas.

El proceso de venta en un programa de facturación

La cuarta opción sería la posibilidad de crear presupuestos en un programa de facturación. Asimismo, estos deberían poder marcarse como aceptados y convertirlos a factura en cualquier momento.

Por tanto, dicho programa también debería añadir una quinta función que complete el proceso de venta. Deberías poder enviar albaranes para los productos despachados.

Dentro de este proceso de venta, los recibos de cobro para los pagos de tus clientes serían fundamentales. Así, como los recordatorios por impago.

Llevando la contabilidad de tu negocio

Como decíamos es importante saber que tus facturas están pagadas, pero también necesitas registrar los pagos y cobros. Cada entrada y salida de dinero debería estar asociada a una venta o compra de tu empresa.

Por ella, ésta es la sexta función que debería incluir tu programa de facturación: poder conciliar los pagos y cobros con tus facturas.

Asimismo, deberías poder registrar transferencias a otras cuentas o incluso registrar ingresos que no se corresponden con facturas. Además, debe poder diferenciarse entre pagos en efectivo o por cuenta bancaria.

Esto nos lleva a la séptima función: poder registrar los gastos. Si tienes salidas de dinero, necesitas introducir esos gastos y asociarlos.

Informes contables y fiscales en un programa de facturación

Y llegamos a la parte más top de lo que puede incluir un programa de facturación: informes. Estos pueden ser fiscales, es decir la presentación de impuestos, o para la contabilidad de la empresa.

Como octava función, es habitual que un programa de facturación incluya un resumen de IVA. Al menos incluirá, grosso modo, el IVA devengado, es decir el pagado por las facturas emitidas, y el deducible por las recibidas.

Finalmente, una serie de informes contables como la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias y el balance de situación serán necesarios. Así podrás llevar las cuentas a finales de año.

El primero es un resumen de los ingresos, gastos e impuestos, mientras que el último te ofrecerá un resumen del activo, el pasivo y el patrimonio de tu empresa.

Con estas nueve funciones, tu programa de facturación estará completo. ¿Necesitas más? Siempre puedes encontrar programas que los ofrezcan.

¿Menos? Siempre puedes empezar poco a poco y buscar otros con más funciones, pero al menos deberías tener una manera de gestionar estos nueve aspectos: de manera externa o interna.

Es una de las grandes preocupaciones de autónomos y empresarios: ¿cuándo me pagará mi cliente?

Y es que la morosidad es una lacra que se lleva por delante cada año a miles de autónomos y pymes. De ahí que los programas de facturación más avanzados dispongan de diferentes recursos si no para evitar el impago de las facturas, al menos, hacerlo menos probable.

Usa plataformas de pago online para cobrar antes tus facturas

Parece mentira, pero está más que comprobado: ofrecer a un cliente el pago online de la factura aumenta la probabilidad de que la pague.

Por pago online entendemos el pago por internet, ya sea a través de tarjeta de crédito, lector de tarjeta o domiciliación bancaria. El hecho incontestable es que si tu cliente, al recibir la factura, tiene la posibilidad de pagarla clicando sobre un botón, lo hará con mayor seguridad que si le ofreces otras formas de pago más tradicionales.

Tipos de pagos online para cobrar antes tus facturas

Destaquemos, principalmente, tres tipos, ya señalados en el apartado anterior:

• El pago con tarjeta.
• El pago por domiciliación bancaria.
• El pago con lector de tarjeta.

El primero es fácil. Todos lo habremos experimentado al comprar un vuelo por internet o un billete de bus o tren: se hace la reserva, se va a pago y allí la web te redirige a una pasarela de pago donde solo has de introducir tus datos de tarjeta.

Pues con las facturas pasaría algo parecido: tu cliente la recibiría, si está de acuerdo clicaría sobre el botón de pago y desde ahí sería redirigido para introducir los detalles de la tarjeta.

El segundo – la domiciliación bancaria – es muy recomendable para servicios más o menos regulares y periódicos a un mismo cliente, de modo que al emitirse la factura desde el software de facturación, la plataforma de pago online que gestiona el pago por domiciliación, una vez autorizado, realiza el cobro.

El tercero y el último – lector de tarjeta – viene muy bien para cuando cobres servicios in situ a tu cliente. Este solo tiene que pasar la tarjeta con el lector, recibes el pago al momento, este se sincroniza en tu programa de facturación y se emite la factura o un recibo.

Otras ventajas de cobrar las facturas con plataformas de pago online

Además de la principal ventaja señalada antes – a saber, cobrar las facturas antes – gestionar el pago de facturas integrando tu programa de facturación con plataformas de pago online aporta otras ventajas.

Entre ellas, cabe destacar la conciliación bancaria. Ésta consiste, básicamente, en relacionar tu contabilidad (los ingresos y los gastos) con los movimientos bancarios. Al integrar una plataforma online para gestionar los pagos de las facturas, logras un mayor orden y una mayor automatización.

Ya no tienes que quebrarte la cabeza a final de mes buscando a qué factura pertenece tal movimiento bancario. Al tenerlo todo integrado, la conciliación se logra al instante de recibir el pago.

Plataformas online recomendables para cobrar antes las facturas

Afortunadamente, en el mercado hay un gran elenco de plataformas de pagos online. Ahora bien, no todas se pueden integrar con softwares de facturación.

Para ello, es bueno informarte antes de darte de alta en cualquier plataforma online. Aquí te ponemos una breve muestra de plataformas online que se integran en softwares de facturación:

• La archiconocida PayPal.
• GoCardless para domiciliación bancaria.
• SumUp para cobros con tarjeta o con lector de tarjeta o TPV.

Hay más en el mercado, pero con estas, a modo de ejemplo, creemos que bastará.