Empiezas un negocio y puede que necesites agilizar el proceso de creación de facturas. Pero en ese caso te preguntarás ¿qué programa de facturación es el correcto?

Puede que tengas un par de amigos que te hayan recomendado uno u otro, pero ¿cómo elegir el correcto? No quieres apostar por uno y tener que cambiarte a mitad del año.

En ese caso, vamos a desgranar por ti muchos de los aspectos que, como autónomo o sociedad, o incluso comunidad de bienes, tienes que tener en cuenta a la hora de elegir el programa de facturación adecuado.

Conoce las necesidades de tu negocio para dar con tu programa

Lo primero de todo es aclarar tu situación: autónomo o empresa. Asimismo, es importante que conozcas si deberás facturar con IVA o sin él.

E incluso, si resides en las Islas Canarias o en Ceuta y Melilla puedes tener que facturar con IGIC o IPSI respectivamente. No quieres encontrar un programa que luego no puedas usar.

Al final no sólo se trata de necesidades básicas sino también fiscales. Como también sería el caso del IRPF.

Si eres autónomo es muy probable que tengas que emitir facturas con IRPF si vendes a otros profesionales autónomos o empresas. En ese caso, tu programa de facturas también debería permitírtelo.

Decide si tu programa de facturación será gratis o de pago

Ante la opción de pagar por algo u obtenerlo gratis, muchos optarían por lo último. Si es gratis, todo sabe mejor.

Ya, pero como decía mi abuela, lo barato sale caro. Y lo que dicen mis amigos es “cuando algo es gratis, tú eres el producto”.

Al pagar por algo, como ocurre con sistemas de reproducción de vídeo o música en streaming, ya no tienes anuncios. No monetizas su contenido y te libras de la publicidad.

También estás pagando un servicio de soporte para cualquier duda referente al programa. No sólo eso, pagas un equipo que trabaja en mejorar el programa día a día.

Piensa si quieres tu programa de facturación en la nube o instalado

Una de las ventajas de tener tu programa en la nube es que siempre podrás acceder a tu información contable. Puedes acceder desde cualquier dispositivo.

Al tenerlo instalado en un ordenador, puedes perderlo. No serías el primero al que se le derrama un vaso de agua u otro refrigerio y hace que su portátil deje de funcionar.

Te puede ocurrir que tengas un virus o simplemente que tu sistema deje de funcionar teniendo que formatear el disco duro. Todo esto hará que tu información desaparezca.

Y créeme, no quieres enfrentarte a la situación de haber perdido tus facturas y que la Agencia Tributaria te las pida al año siguiente.

Cuando tu software de facturación es online, tienes  la posibilidad de que no esto no ocurra. Todo se te guarda en la nube. Pero si eres de esos que recelan de la llamada nube, siempre puedes descargarte periódicamente tu información.

Inclinarse por un programa de facturación complejo o sencillo

Con esto no quiero decir que debas optar por lo difícil o por lo fácil, sino por aquello que cubre todos, o casi todos, los aspectos de la facturación y la contabilidad o algo más de andar por casa.

Si acabas de empezar y no tienes mucha idea, no deberías desdeñar la posibilidad de optar por algo sencillo. Así, puedes dejar que tu asesor se encargue de la parte contable más importante o la parte fiscal.

Pero mi consejo es que optes por un programa para hacer facturas que crezca contigo. Esto quiere decir que puede adaptarse a las necesidades del momento.

Puede ser muy sencillo al principio y según crezcas tus necesidades puedes empezar a usar otras funciones.

Por ejemplo, muchos programas de facturación vienen con módulos para facturación internacional o para llevar la contabilidad mediante informes. Si surge la necesidad, siempre puedes probar uno de estos módulos.

Así, siempre estarás cubierto ante cualquier circunstancia. Pero, lo ideal es que pienses en qué es lo que realmente necesitas ahora y lo que esperas, o te gustaría, necesitar en el futuro.

Es muy probable que, si eres de esas personas que factura a menudo, o incluso que disfruta de tener un orden en su contabilidad, estés considerando dejar atrás Word y Excel para tus facturas.

Por ello, la opción de empezar a usar un programa de facturación puede aparecer en tu camino. La duda que te asaltará es la siguiente: ¿lo quiero instalado en mi ordenador o, por el contrario, en la nube?

Es una pregunta muy lógica y a la que intentaremos resolver planteando los pros y los contras de cada opción.

La seguridad en tu programa de facturación

Puede que pienses que la nube no es un lugar seguro y que nadie mejor que tú para custodiar tus datos. Es una opinión válida, pero hay que afrontar los hechos: la nube es más segura.

Lo habitual es preocuparse por un ataque informático, el cual puede suceder en tu PC también, y sin acceso a todo un equipo técnico que pueda recuperar tus datos.

Puede ocurrirte que tengas que formatear tu ordenador, por una infección o incluso porque no esté funcionando muy bien.

Además, otro problema puede ser que de la noche a la mañana tu ordenador deje de funcionar, no encienda o incluso se te caiga ese dichoso vaso de agua o de café encima. Adiós facturación entonces.

Mientras que la nube estos problemas logísticos no te ocurrirían y siempre estarías respaldado por un equipo informático profesional que se encarga de velar por tu seguridad.

Incluso de tu Smart TV usa tecnología que está en la nube. Las apps de tu teléfono móvil trabajan también en la nube. Ha venido para quedarse.

Actualizaciones en un programa de facturación

Cuando te compras un programa de facturación y lo instalas en tu ordenador lo que instalas es una única versión o actualización. Si necesitas cosas nuevas, tendrás que descargarte estas actualizaciones.

El problema ya no radica en tu programa de facturación incluye un nuevo diseño de plantilla de factura en su última actualización. La cuestión es si esta actualización hace referencia a un cambio en la tributación.

Por ejemplo, un cambio en el IVA o una nueva ley que modifique la manera de enviar las facturas deberán ser aplicados en el momento. Quizás se te pase instalar esta actualización. Quizás no funcione en tu ordenador.

Sin embargo, cuando se trata de un programa para hacer facturas en la nube, estas actualizaciones, las nuevas funciones y cualquier mejora te aparece sin tú tener que hacer nada.

De esta manera, te aseguras que siempre estarás usando la última tecnología, pero sobre todo que estás creando facturas de manera correcta.

La movilidad de un programa de facturación

El hecho de que un programa esté instalado en tu ordenador te la movilidad que tenga tu dispositivo. Solamente si tienes el ordenador contigo, puedes usar el software.

Un programa en la nube te permite usarlo desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Por ello, puedes cambiar tantas veces como quieras de ordenador.

Te puedes llevar el trabajo a casa sin necesidad de llevarte el PC también. Además, si te vas de vacaciones y no tienes tu portátil contigo, puedes usar el de una biblioteca o el de un hotel.

No es que debas trabajar estando de vacaciones, pero sabemos lo importante que es tu negocio para ti y hay cosas que no pueden esperar. Por ello, necesitarás tener acceso.

A veces, este acceso puede ser compartido: tu ordenador, tu tableta e incluso tu teléfono. Siempre conectado y con acceso a tu facturación.

Cuando tienes un negocio no tienes tiempo que perder. Estás a mil cosas a la vez, pues quieres que tu empresa salga adelante.

Necesitas ahorrar tiempo y acelerarlos procesos. Para ello, una buena opción es usar un programa de facturación que te permita automatizar ciertas tareas.

Puedes dedicar el tiempo restante a enfocarte en lo más importante: conseguir más ventas para hacer crecer tu negocio.

Ahorrar tiempo creando facturas

Un programa de facturación te permite crear y guardar tus clientes, de manera que no tienes que volver a introducir los datos cada vez que tengas que crear una factura.

Puedes hacer lo mismo con los productos, así no tendrás que describirlos cada vez ni introducir su importe o porcentaje de IVA. Todo vendrá automático.

Recuerda que una plantilla de factura puede ayudarte, pero a no ser que uses un modelo de factura en Excel y hayas programado las fórmulas, no te calculará la suma de la base imponible, ni te restará las retenciones de IRPF, entre otras cosas.

Además, si tienes clientes recurrentes un programa de facturación te dará la opción de duplicar la factura. Así, no tendrás que volver a crear los datos de nuevo.

Finalmente, muchos softwares te dan la opción de programar la creación y envío de facturas, es lo que se conoce como facturas recurrentes. Habitual en modelos de venta por suscripción.

Crear presupuestos y albaranes con un programa de facturación

Al final no solo basta con crear facturas, sino hay otras necesidades como crear presupuestos. Muchos programas te dan la opción de convertir el presupuesto en factura para ahorrar tiempo.

Por tanto, puedes crear un presupuesto y una vez tu cliente lo hay aceptado puedes transformarlo en factura en un santiamén. Así, no tienes que no tienes que volver a introducir todos los datos.

Además, si vendes productos que tienes que tienes enviar y ya has creado la factura, puedes generar el albarán a partir de ella. De esta manera, te ahorrarás unos valiosos minutos.

Acelerarás así el proceso de venta, y si quieres de post-venta enviando recibos de cobro.

Un programa de facturación para cobrar las facturas en segundos

Finalmente, otro quebradero de cabeza es cobrar las facturas, o mejor dicho marcarlas como pagadas.

Si bien es cierto que no depende de ti que el cliente te pague al momento, pero si le das soluciones de pago más rápidas que una transferencia, es más probable que te pague antes.

Por ejemplo, puedes enviarle la factura con la opción de pagos por tarjeta, por lo que te podrá pagar en el momento que la reciba. También, puedes automatizar el cobro con domiciliación bancaria o cobros SEPA.

Por lo general, todos estos métodos funcionan de manera que la factura se marca automáticamente como cobrada. Es lo que se conoce como conciliación.

Finalmente, muchos programas ofrecen la opción de conciliación bancaria, por el que puedes asociar los cobros de tus facturas, o ingresos en el banco, con la factura en cuestión. Todo esto te llevará unos segundos.

Ya no estamos en el año 2010 donde la inmensa parte de la población usaba Windows como sistema operativo. Cada vez son más los que tienen un Mac.

Sin embargo, la demanda no es lo suficiente para que todos los programas tengan una versión para Mac. Esto afecta a los programas de facturación también.

Un programa de facturación instalado en tu Mac

Pongamos que has encontrado un software para hacer facturas que se adapta a tu Mac. En ese caso, enhorabuena, pues hay muy pocos.

De esta manera, podrás crear y enviar facturas desde tu dispositivo Apple. Sin embargo, existen una serie de desventajas.

Por ejemplo, si un día decides cambiar de programa de facturación, deberás encontrar otro que se adapte a Mac. O puede ocurrir lo contrario, que cambies de sistema operativo: ya no podrías usarlo.

Asimismo, la desventaja de que se encuentre instalado es que, si un día tu ordenador deja de funcionar, lo formateas o incluso lo pierdes, ya no tengas acceso a la información registrada.

Y recuerda que tendrás que guardar todas tus facturas. Por tanto, encontramos un inconveniente en un programa de facturación que deba ser instalado en tu Mac.

La contrapartida: App de facturación en tu Mac

Hoy en día, ya pocas cosas necesitan de un programa que debas iniciar cada vez. Tal vez te basta con una app para generar facturas.

La App Store está plagada de apps que permiten crear facturas. Las hay de pago y gratis, pero también encuentran otro inconveniente: su limitación.

Aunque te puedan sacar de un apuro, no dejan de ser pequeñas piezas de software. Es muy poco probable que tengan todas las funciones que un programa de facturación necesita.

Puede que no cubran aspectos específicos como la retención de IRPF o incluso el recargo de equivalencia, por no hablar del IVA intracomunitario y transfronterizo.

Probando un programa de facturación en la nube para Mac

Cuando tus necesidades crecen y necesitas algo más completo, es hora de pasarse a un programa de facturación. Pero ya hablamos de los inconvenientes de los programas instalables, por lo que necesitarás uno en la nube.

Hoy en día todo está en la nube, incluso las apps que usas en tu Smartphone. Es por ello que tal vez sea hora de mover tu facturación a esta nube de la que todos hablan.

Tus datos estarán a salvo de vasos de agua derramados, virus en el ordenador o formateos de disco duro indeseados.

Asimismo, te dará la posibilidad de acceder desde cualquier otro ordenador. No necesitarás tener que estar con tu Mac cada vez que quieras crear y enviar una factura.

Esto nos lleva a que si puedes acceder desde otro ordenador no haya problemas de incompatibilidad por lo que será indiferente si sigues con Mac o te pasas a Windows.

Cuando empiezas un emprender y optas por llevar tu negocio de una manera más óptima que en Excel o en Word, esperas que tu programa de facturación pueda hacer algo más que eso: facturar.

Es por ello por lo que hemos recopilado 9 funciones que un programa de facturación puede ofrecerte.

Un programa de facturación para hacer facturas y más

Lo básico es poder crear y enviar facturas, por supuesto. Pero lo ideal es poder llevar un control sobre tu negocio.

Lo segundo sería controlar el estado de tus facturas. Quieres saber si las facturas están cobradas, si están enviadas o si incluso son proforma.

Esto nos lleva al tercer punto, que sería automatizar la creación de estas facturas. Así, si tienes un cliente al que le facturas de manera indefinida durante un periodo de tiempo, no tienes que crear y enviar las facturas manualmente.

Algunos programas de facturación te permiten programar la emisión de facturas a un determinado cliente. Y lo mejor es que no tienes que enviarlas, sino que se envían solas.

El proceso de venta en un programa de facturación

La cuarta opción sería la posibilidad de crear presupuestos en un programa de facturación. Asimismo, estos deberían poder marcarse como aceptados y convertirlos a factura en cualquier momento.

Por tanto, dicho programa también debería añadir una quinta función que complete el proceso de venta. Deberías poder enviar albaranes para los productos despachados.

Dentro de este proceso de venta, los recibos de cobro para los pagos de tus clientes serían fundamentales. Así, como los recordatorios por impago.

Llevando la contabilidad de tu negocio

Como decíamos es importante saber que tus facturas están pagadas, pero también necesitas registrar los pagos y cobros. Cada entrada y salida de dinero debería estar asociada a una venta o compra de tu empresa.

Por ella, ésta es la sexta función que debería incluir tu programa de facturación: poder conciliar los pagos y cobros con tus facturas.

Asimismo, deberías poder registrar transferencias a otras cuentas o incluso registrar ingresos que no se corresponden con facturas. Además, debe poder diferenciarse entre pagos en efectivo o por cuenta bancaria.

Esto nos lleva a la séptima función: poder registrar los gastos. Si tienes salidas de dinero, necesitas introducir esos gastos y asociarlos.

Informes contables y fiscales en un programa de facturación

Y llegamos a la parte más top de lo que puede incluir un programa de facturación: informes. Estos pueden ser fiscales, es decir la presentación de impuestos, o para la contabilidad de la empresa.

Como octava función, es habitual que un programa de facturación incluya un resumen de IVA. Al menos incluirá, grosso modo, el IVA devengado, es decir el pagado por las facturas emitidas, y el deducible por las recibidas.

Finalmente, una serie de informes contables como la cuenta de resultados o de pérdidas y ganancias y el balance de situación serán necesarios. Así podrás llevar las cuentas a finales de año.

El primero es un resumen de los ingresos, gastos e impuestos, mientras que el último te ofrecerá un resumen del activo, el pasivo y el patrimonio de tu empresa.

Con estas nueve funciones, tu programa de facturación estará completo. ¿Necesitas más? Siempre puedes encontrar programas que los ofrezcan.

¿Menos? Siempre puedes empezar poco a poco y buscar otros con más funciones, pero al menos deberías tener una manera de gestionar estos nueve aspectos: de manera externa o interna.

Antes de nada, lo más importante es aclarar qué es un exportador. A grandes rasgos, es aquella empresa que se dedica a vender y enviar productos o servicios fuera de sus fronteras.

Sin embargo, cuando haces una factura para un cliente en el extranjero no es igual que si haces una factura a alguien de tu misma ciudad. La forma de facturar variará, así como calcular los impuestos.

Cualquier programa de facturación que te permita facturar fuera de tus fronteras deberá ser capaz de realizar una serie de cálculos básicos de acuerdo con el tipo de IVA a incluir.

Qué cosas necesitas saber antes de facturar como exportador

Lo primero de todo es que si te encuentras en España, deberás saber si estás facturando a un cliente dentro de la Unión Europa, es decir intracomunitario, o fuera de ella, extracomunitario.

Por lo general, salvo con algunas excepciones que luego veremos, la entrega de bienes y servicios dentro de la UE está exenta de IVA. Deberás reflejarlo en la factura. Es lo que se conoce como IVA intracomunitario.

Es el caso de que estés vendiendo fuera de las fronteras europeas, tampoco deberás incluir IVA. Una empresa extracomunitaria no podrá reportar el IVA a las autoridades tributarias españolas.

Un programa de facturación para facturar en la UE

Por ello, si vas a emitir una factura a una empresa o autónomo en la Unión Europea, por ejemplo, en Austria, tu programa de facturación no deberá repercutir IVA.

Sin embargo, deberá darte la posibilidad de emitir la factura con el IVA de tu país en el caso de que se trate de un particular o el cliente es una empresa, pero no cuenta con un número de NIF-IVA.

Recuerda que no aplicar IVA no significa que estés exento de ello, pues tendrás que declarar esta operación. Además, deberás estar dado de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios para poder realizarla.

Cómo usar un programa de facturación en ventas fuera de la UE

Hoy día cuando se habla de exportación, aunque es un término muy general, se refiere mayoritariamente a las ventas y envíos fuera de la UE. Y aquí aplican reglas generales.

Como decíamos, una empresa fuera de la UE no podrá declarar el IVA español, por ello, la factura deberá ser sin IVA en el momento el que el país de destino no esté en la Unión Europea.

Además, si se trata de un producto, lo ideal es poder generar un albarán. De esta manera, tendrás una prueba del envío del producto fuera de las fronteras.

Funciones extras al usar un programa de facturación como exportador

Primeramente, te puedes encontrar con la barrera idiomática. Por tanto, sería ideal que tu programa te permitiese emitir la factura en otro idioma, o al menos en inglés.

Si vas a facturar a tu cliente en otra moneda, deberás saber el tipo de cambio que le aplicas e indicarlo en la factura y añadir el código de la divisa. Es lo que se conoce como factura multidivisa.

Muchos programas de facturación te permiten cambiar la moneda acorde al tipo de cambio del día e incluir la nomenclatura correcta, por ejemplo USD para dólares o GBP para libras.

Cada negocio es un mundo, no obstante, el objetivo final es realizar la venta de productos y servicios y cobrarla. Para ello, el empresario deberá poner en práctica una serie de pasos.

Esto es lo que se conoce como proceso de ventas. Se trata de los pasos que una empresa ejecuta desde el intento de atraer al cliente hasta que se produce la operación de venta.

Por supuesto, por razones obvias un programa de facturación te puede ayudar con ello, aunque a lo mejor no con la parte de atraer al cliente. Sigue leyendo y descubre cómo.

Primeros pasos del proceso de venta con tu programa de facturación

Una vez tengas la atención de tu cliente, querrás ofrecerle un precio. Lo habitual es hacerlo mediante un presupuesto, sin embargo, ciertos sectores trabajan con facturas proforma.

La factura proforma es una factura borrador, sin valor fiscal. El presupuesto es principalmente para ofrecer un precio, mientras que la proforma indica que ya se produjeron conversaciones y un acuerdo comercial.

En cualquiera de estos casos, sin importar la formalidad de cada uno o la relación entre cliente y vendedor, es necesario emitir un documento con una sugerencia de precio.

Por ello, la mayoría de programas de facturación te permiten crear facturas proforma y presupuestos con los datos de tus productos o servicios ya registrados y los datos del cliente.

De proforma o presupuesto a crear la factura con tu programa

Una vez tu futuro cliente ha recibido un precio y le parece correcto lo normal puedes marcar ese presupuesto como aceptado y posteriormente convertirlo a factura.

Si se trata de una proforma, simplemente tendrías que finalizarla para que se convierta en una factura con valor fiscal.

Todos estos procesos suelen ser casi automáticos en muchos programas de facturación. Esto te permitirá ahorrar tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Además, si se trata de un producto que envías, en vez de un servicio, lo habitual es generar un albarán. En él se desglosa los productos incluidos en el envío, habitualmente desglosando el importe de cada uno.

Cobrar las facturas emitidas con un programa de facturación

Cuando tu cliente te paga, lo lógico es registrar ese pago y asociarlo a la factura. Así sabrás que esa factura está cobrada y no tienes que reclamarla.

Este paso se llama conciliación de cobros. Así, cuando revises tus facturas sabrás qué es lo que está pagado y lo que no.

Todos estos pasos deberán ser fácilmente rastreables y así saber cuándo se creó y envió el presupuesto, cuando se convirtió en factura y cuándo se cobró.

Asimismo, tu cliente puede requerirte que le indiques que has recibido el pago satisfactoriamente. En ese caso, puedes enviarle un recibo por el pago, haciéndole saber que el dinero llegó.

Esto es parte de los momentos post-venta pero no deja de ser parte del proceso de venta, pues están íntimamente ligados.

Sin embargo, puede ocurrir el caso contrario, que tu cliente se demore en el pago. Es decir, ha pasado la fecha de vencimiento de la factura y no has recibido el dinero.

En ese caso, quizás es momento de enviarle un recordatorio. Algunos programas de facturación incluyen la posibilidad de incluir un recargo por demora en el pago.

De esta manera, cuando todo esté en orden puedes volver sobre los pasos dados y revisar cuánto tiempo te llevó realizar el proceso de venta.

Los modelos de factura pueden suponer una solución cuando empiezas tu aventura empresarial y todavía estas navegando las aguas del emprendimiento. Pero ¿lo son para siempre?

Llega un momento que es necesario dar un paso adelante y optar por un programa de facturación que simplifique la tarea. Sin embargo, hay ciertas funciones que un programa de facturación debe incluir.

Tendremos en cuenta las funciones que debe incluir, ignorando las más obvias, que son respetar tu numeración, que se calculen los impuestos automáticamente y se sumen los totales, pues es obvio.

Proceso de ventas en un programa de facturación

Desde que le ofreces un precio al cliente, hasta que le facturas y le envías el producto hay un puede haber un periodo de tiempo más largo de lo esperado. Es necesario tener un seguimiento.

Es por ello por lo que el programa de facturación que elijas debe tener la opción de crear presupuestos que luego puedas marcar como aceptados. El presupuesto debe poder convertirse en factura.

A su vez, debes poder marcar la factura como pagada o incluso enviar un recordatorio de impago si tu cliente se ha retrasado en abonarte. Finalmente, debería incluir albaranes si le envías el producto e incluso un recibo de pago, para que tu cliente sepa que has recibido el dinero.

Este proceso de ventas es esencial en cualquier programa de facturación, pero sobre todo el hecho de que puedas seguir el historial de cuándo se produjo cada etapa del proceso.

Contabilizar los cobros en tu programa de facturación

Decíamos antes que es necesario saber si la factura se ha cobrado, pero también es necesario poder saber cómo.

Es importante separar si la factura se cobró directamente en tu cuenta bancaria o si se cobró en efectivo, es decir por caja. Pero no sólo debes separarlo, sino también poder volver y comprobarlo en cualquier momento.

Asimismo, un aliciente sería agilizar el proceso de venta y seguir registrando los cobros. Esto es posible mediante cobros online, es decir que tus clientes te puedan pagar por tarjeta o domiciliación y que la factura se marque como pagada automáticamente.

Integrar tu imagen de marca en tu programa de facturación

Finalmente -y aunque pueda parecer menos relevante, pero no siempre- es poder reflejar tu marca en todos tus documentos: facturas, albaranes, presupuestos, etc.

Algunos negocios tienen una imagen muy marcada y quieren conservarla y hacer las facturas con programas de diseño gráfico consume mucho tiempo. Por ello, lo ideal es que al menos puedas incluir tu logo.

Además, si puedes configurar los colores o cambiar los diseños de las plantillas sería ideal. También, elegir el tipo de letra.

Así, tu cliente siempre recordará quién le envió la factura y añades un extra que, aunque no es tangible, tiene mucho valor de cara a diferenciarte de la competencia.