Acabas de empezar como autónomo y ya te has hecho con un programa de facturación. Todo es nuevo. No tienes ni remota idea. Te preguntas sin parar: ¿Cómo empezar? ¿Qué debo tener en cuenta?

La reacción principal para muchos es probar a hacer una factura, aunque uno no tenga ningún servicio que facturar. La idea es probar. Y está bien: al fin y al cabo, se trata de familiarizarse con la principal funcionalidad del programa.

Sin embargo, de cara a un inicio más racional y eficiente, te recomendamos seguir estos 5 sencillos pasos:

1.Configura tu perfil como autónomo

Las facturas que hagas han de emitirse a tu nombre. Como autónomo, esto quiere decir con tus nombres y apellidos.

En tu perfil también ha de constar la dirección y el NIF. Estos tres datos (nombre y apellidos, dirección y NIF) son imprescindibles para que tu factura tenga valor fiscal.

Seguramente, en la configuración del programa tendrás un apartado para rellenar esos datos. Pues bien, haz eso lo primero de todo.

2. Retención de IRPF

Puede que como autónomo tengas que aplicar retención a cuenta del IRPF en las facturas. Si es así, recuerda que como nuevo autónomo puedes aplicar el 7% durante los primeros tres años de actividad.

Pasado ese tiempo, habrías de aplicar el tipo regular, que es del 15%. Por cierto: ten en cuenta que ya desde el principio puedes aplicar el tipo regular. La opción del 7% es eso: una opción para aligerar la carga inicial de impuestos.

Ahora bien, ten en cuenta también que lo que no retengas en las facturas, si pasas un determinado umbral de ingresos, Hacienda se lo cobrará al hacer la declaración anual de renta.

3. Regímenes especiales de IVA (¡e IGIC!)

Si tu actividad tributa por el régimen general de IVA, puedes ignorar este apartado. Con saber el tipo que has de aplicar en las facturas, ya te basta.

No obstante, puede que estés en uno de los siguientes regímenes, que habrías de configurar desde un inicio en tu programa:

• Régimen especial de Recargo de equivalencia (afecta al comercio minorista).
• Régimen especial de Criterio de caja (declaras el impuesto cuando cobras la factura).
• Exención de IVA, si te dedicas a una actividad exenta del impuesto (sanidad, educación, dependencia, etcétera).

Y otra cosa: ¿Resides en las Islas Canarias? Entonces recuerda que tus facturas han de ir con IGIC, no con IVA.

4. Rellenar los datos de pago

Es recomendable que en las facturas se indiquen los datos bancarios para que el cliente haga el pago del importe.

Se pueden indicar los 20 dígitos de la cuenta bancaria así como el IBAN, aunque este último se reserve inicialmente para transferencias extranjeras.

5. Información de clientes y servicios

Antes de ponerte a facturar, es también aconsejable que guardes una lista de clientes y de los servicios que vas a prestar o los bienes que vas a vender.

Aunque muchos softwares de facturación te permiten ir guardando clientes y productos sobre la marcha, a medida que creas facturas, dedicar un tiempo a hacer inicialmente este trabajo te ayudará enormemente.

Supone un ahorro de tiempo y una mejor organización.

En conjunto, estos cinco consejos te ayudarán a iniciarte en un programa de facturación y orientarte. Los comienzos nunca son fáciles, ni aunque cuentes con el programa de facturación más intuitivo del mundo.

¿Qué programa de facturación necesito si soy autónomo? ¿Y si soy una sociedad? Son preguntas pertinentes, pues las necesidades de un autónomo y de una sociedad distan tanto como las necesidades de una persona y de un elefante, por poner un ejemplo algo tosco.

Es más, tampoco las necesidades de todas las sociedades son iguales: no es lo mismo una pyme con menos de diez trabajadores – como es el caso del 95% de las pymes españolas – y una gran empresa.

En otras palabras: no todos pueden llevar la misma talla de zapatos. Pero veamos con mayor detenimiento los criterios que se deben tener en cuenta.

La normativa de facturación, ¿qué dice?

La normativa de facturación se aplica por igual a todos aquellos que lleven a cabo una actividad profesional o económica, ya sean autónomos o una sociedad.

La obligación de emitir facturas, y cómo se deben emitir, es igual para todos. En este caso, pues, no hay diferencia. Un mismo modelo de factura sirve para todos.

¿En dónde se diferencia, entonces? Aunque no vamos a entrar a fondo en la materia, la diferencia está en la contabilidad. Mientras que las normas de contabilidad que deben guiar la actividad de un autónomo son bastante laxas y simples, las que se aplican a una sociedad son más rigurosas y complejas.

Pero esto, como comentábamos, ya es arena de otro costal, aunque sí que incide (o puede incidir), como veremos a continuación, en la elección de un programa de facturación.

¿Cómo debe ser un programa de facturación para un autónomo y una sociedad?

El principal criterio tiene que ver con el volumen. Por lo general, el volumen de facturación de un autónomo es muy inferior al de una sociedad, por lo que su gestión es más sencilla.

En este caso, lo más recomendable para un autónomo es que el software de facturación sea de uso sencillo y permita una organización simple de sus facturas de ingreso y gasto.

En el caso de una sociedad, el tamaño influirá sobre el tipo de programa de facturación. Una pequeña empresa con menos de 10 empleados tendrá un volumen de facturación también modesto. Sin embargo, una empresa con mayor volumen puede requerir un sistema más complejo para resolver un mayor número de documentos.

Por ejemplo, para una empresa con empleados un software de facturación con posibilidad de multiusuario puede ser un requisito, aunque los sistemas de facturación online o en la nube permiten trabajar a la vez desde distintos terminales.

¿Es necesario un programa de facturación con contabilidad?

Las obligaciones contables de un autónomo son muy simples: solo necesita un libro de registro de ingresos y gastos, por lo que, en este sentido, no debe preocuparse por que su programa de facturación incorpore funcionalidades contables.

Las sociedades son otro cantar, pues sus obligaciones contables están bajo lupa de normativas y de las autoridades fiscales. El libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales (balance, cuenta de resultados) son obligatorios según el Código de Comercio, por lo que conviene esperar que un programa de facturación lo sea también de contabilidad o que, al menos, facilite la contabilidad.

Aclaremos lo siguiente: sí, en efecto, todo aquel que tenga que hacer facturas necesitará un programa de facturación, probablemente. O no, depende de los riesgos que quiera tomar cada uno.

Pero antes de nada aclaremos otro asunto: ¿Quién debe hacer facturas?

¿Quién está obligado a hacer facturas?

Hay tres leyes que regulan la obligación de facturar: la Ley de IVA, la Ley General Tributaria y el Real Decreto 1619/2012 del reglamento de facturación.

En primer lugar, solo autónomos y empresas están obligados a emitir facturas dentro de los siguientes supuestos:

• Cuando el cliente es también autónomo o empresario.
• Si el cliente, sin ser autónomo o empresario (un particular), pide factura por fines tributarios.
• Cuando se trata de exportaciones de bienes exentas de IVA (a no ser que se realicen en tiendas libres de impuestos).
• Si se trata de ventas intracomunitarias de bienes con exención de IVA.
• Si el cliente es la Administración Pública o una persona jurídica que no actúa como autónomo o empresario.
• Para ventas de bienes objeto de instalación o montaje antes de que se ponga a disposición, cuando la venta se ultime en el territorio donde se aplica el impuesto.
• En ventas a distancia y entregas de bienes a las que se le aplica impuestos especiales, siempre y cuando se realicen en el territorio donde se aplica el impuesto.

Pues bien, si cumples alguno de estos supuestos – como ocurre con la gran mayoría de autónomos y empresarios – entonces has de emitir facturas.

Cuándo usar un programa de facturación

Un programa de facturación exige un compromiso. No con el software en sí. Sino con tu negocio.

Si te dedicas a algo de forma esporádica – traducir algún que otro artículo, hacer de fotógrafo para algún banquete, etc. – entonces quizá no hace falta apuntar tan alto: con un modelo de factura de Word o Excel vas listo.

Ahora bien, si te dedicas de forma profesional; si esa actividad es la que te da de comer, entonces ya usamos palabras mayores. Y sí, es cuando es recomendable usar un programa de facturación.

Por qué usar un programa de facturación

Por ir al grano: para que la gestión de la facturación sea más fácil. Pongamos que lo manejas todo con facturas de Word o Excel. ¿Cómo llevar un orden de todas las facturas? ¿Cómo saber si te han pagado una factura? ¿Por qué demorarte tanto en enviar una factura?

Con un software de facturación simplificas todo el proceso, desde la emisión de la factura hasta su conciliación con su correspondiente pago bancario o en efectivo.

Sobre la rivalidad entre un programa de facturación y Word y Excel ya hemos escrito recientemente. Quizá no haga falta ahondar en ello, por lo que podemos centrarnos únicamente en las razones que nos llevan a usar un programa de facturación:

• Los modelos de factura se ciñen a la legalidad vigente.
• Ganas un mayor control de todo el proceso de ventas.
• Es más rápido emitir una factura y controlar si tu cliente la ha recibido.
• También gestionas los gastos de una forma centralizada, y no desde otro programa o (¡peor!) desde un documento de Excel o Word.
• Sabes en todo momento qué facturas están pagadas, si han vencido y si siguen sin pagar.
• Puedes hasta diseñar la plantilla de factura de modo que vaya a juego con tu marca.
• Si es un programa de facturación online o en la nube, pues mejor: puedes hacer facturas desde cualquier dispositivo.

En definitiva, lo que te queremos decir es que todo aquel profesional que esté obligado a emitir facturas por sus servicios necesita un programa de facturación. La alternativa es el caos.

Word y Excel son, con diferencia, los programas más adorados por los autónomos para hacer facturas. Todavía no ha habido programa de facturación que haya logrado batir a este dúo tan dinámico. ¿Y por qué? ¿Qué es lo que tienen que no tenga un software de hacer facturas?

Ventajas de trabajar con Word y Excel en lugar de un programa de facturación

Intentaremos ser lo más objetivos posibles: sí, hay ventajas de usar Word y Excel en lugar de un software de facturación.

Todo depende del cristal con que se mire. Empecemos:

• Es más económico. Cualquiera que tenga un PC, tiene Word y Excel, en cualquiera de sus versiones. Las últimas versiones incluyen incluso plantillas de factura.
• Está al alcance de cualquiera. En todos los sentidos: porque… ¿quién no tiene en su ordenador Word y Excel instalados? ¿Y quién no tiene unas nociones básicas de Word y Excel (sobre todo de Word)?
• Son polivalentes. Valen tanto para un roto como para un descosido: creación de facturas, hojas de cálculo, informes, cartas y un largo etcétera. ¿Qué más se puede pedir?

Pues, en fin, mirado así, ¿para qué seguir? Pero no tenemos otra, porque a continuación te mostraremos las ventajas de un programa de facturación con respecto a Word y Excel.

Ventajas de trabajar con un programa de facturación  en lugar de Word y Excel

Word y Excel ya han recibido su merecido cumplido. Y para cumplido el que le hacen diariamente miles de autónomos para hacer facturas.

No obstante, a medida que la facturación se complica y uno quiere imprimir un poco de orden a su vida profesional, Word y Excel no responden como a muchos les gustaría. Es hora, pues, de echar un vistazo a un programa de facturación.

¿Por qué? No hace mucho repasamos las ventajas en un artículo titulado: “Modelos de factura para Word y Excel Vs. programas de facturación“. Volvamos a ellas:

• Sencillez. Lo fácil como principio. Esa debería ser la divisa de cualquier software de facturación, aquello que guiara su funcionamiento. Los modelos de factura ya están predeterminados (aunque luego puedas personalizar el diseño a tu gusto), solo has de clicar un par de botones para hacer la factura y enviarla.
• Automaticidad. Como dice la definición de la RAE: “Cualidad de automático”. Pues bien, un programa de facturación ostenta dicha cualidad para hacer de la experiencia de emitir facturas y gestionar la facturación algo rápido, sin tener que repetir manualmente, a cada rato, todos los proceso. Por ejemplo, puedes programa el envío periódico de facturas o copiar una factura de otra ya emitida para no tener que repetir los mismos pasos.
• Menos margen de error. Errar es tan humano que a veces no dejamos margen a que se equivoquen los softwares. ¡Es tal la avaricia humana! Pero la capacidad humana para contagiar errores es, a veces, insuperable: ¡incluso usando los softwares más automatizados nos equivocamos! En fin, con un programa de facturación equivocarse, al menos, es menos común que con Word y Excel. Y lo mejor: si te equivocas, lo puedes detectar antes.
• Actualizaciones. Aquí hablamos de muchas cosas, pero especialmente nos referimos a usar programas de facturación online cuyas actualizaciones son automáticas. Lo que implica: los cambios normativos en facturación se adaptan a las nuevas actualizaciones (sin que tengas que preocuparte); los desarrollos en el software también se actualizan automáticamente.
• Móvil / Portátil. Otro plus que no se puede ignorar: un programa de facturación online o en la nube te lo puedes llevar siempre a cuestas. Puedes acceder en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, y si, además, tiene una app para móviles o tableta, pues mejor aún.

En definitiva, ¿qué es mejor para hacer facturas y gestionar tu facturación? ¿Word? ¿Excel? ¿Un programa de facturación?

Que cada cual saque sus conclusiones. Nosotros ya hemos sacado las nuestras.

Es una de las grandes preocupaciones de autónomos y empresarios: ¿cuándo me pagará mi cliente?

Y es que la morosidad es una lacra que se lleva por delante cada año a miles de autónomos y pymes. De ahí que los programas de facturación más avanzados dispongan de diferentes recursos si no para evitar el impago de las facturas, al menos, hacerlo menos probable.

Usa plataformas de pago online para cobrar antes tus facturas

Parece mentira, pero está más que comprobado: ofrecer a un cliente el pago online de la factura aumenta la probabilidad de que la pague.

Por pago online entendemos el pago por internet, ya sea a través de tarjeta de crédito, lector de tarjeta o domiciliación bancaria. El hecho incontestable es que si tu cliente, al recibir la factura, tiene la posibilidad de pagarla clicando sobre un botón, lo hará con mayor seguridad que si le ofreces otras formas de pago más tradicionales.

Tipos de pagos online para cobrar antes tus facturas

Destaquemos, principalmente, tres tipos, ya señalados en el apartado anterior:

• El pago con tarjeta.
• El pago por domiciliación bancaria.
• El pago con lector de tarjeta.

El primero es fácil. Todos lo habremos experimentado al comprar un vuelo por internet o un billete de bus o tren: se hace la reserva, se va a pago y allí la web te redirige a una pasarela de pago donde solo has de introducir tus datos de tarjeta.

Pues con las facturas pasaría algo parecido: tu cliente la recibiría, si está de acuerdo clicaría sobre el botón de pago y desde ahí sería redirigido para introducir los detalles de la tarjeta.

El segundo – la domiciliación bancaria – es muy recomendable para servicios más o menos regulares y periódicos a un mismo cliente, de modo que al emitirse la factura desde el software de facturación, la plataforma de pago online que gestiona el pago por domiciliación, una vez autorizado, realiza el cobro.

El tercero y el último – lector de tarjeta – viene muy bien para cuando cobres servicios in situ a tu cliente. Este solo tiene que pasar la tarjeta con el lector, recibes el pago al momento, este se sincroniza en tu programa de facturación y se emite la factura o un recibo.

Otras ventajas de cobrar las facturas con plataformas de pago online

Además de la principal ventaja señalada antes – a saber, cobrar las facturas antes – gestionar el pago de facturas integrando tu programa de facturación con plataformas de pago online aporta otras ventajas.

Entre ellas, cabe destacar la conciliación bancaria. Ésta consiste, básicamente, en relacionar tu contabilidad (los ingresos y los gastos) con los movimientos bancarios. Al integrar una plataforma online para gestionar los pagos de las facturas, logras un mayor orden y una mayor automatización.

Ya no tienes que quebrarte la cabeza a final de mes buscando a qué factura pertenece tal movimiento bancario. Al tenerlo todo integrado, la conciliación se logra al instante de recibir el pago.

Plataformas online recomendables para cobrar antes las facturas

Afortunadamente, en el mercado hay un gran elenco de plataformas de pagos online. Ahora bien, no todas se pueden integrar con softwares de facturación.

Para ello, es bueno informarte antes de darte de alta en cualquier plataforma online. Aquí te ponemos una breve muestra de plataformas online que se integran en softwares de facturación:

• La archiconocida PayPal.
• GoCardless para domiciliación bancaria.
• SumUp para cobros con tarjeta o con lector de tarjeta o TPV.

Hay más en el mercado, pero con estas, a modo de ejemplo, creemos que bastará.

“El móvil supera por primera vez al ordenador para acceder a Internet”.

“El móvil supera al PC como dispositivo principal de acceso a Internet en España”.

Se trata de dos titulares de los diarios El Mundo y Expansión respectivamente. El primero data de abril de 2016 y el segundo de marzo de 2017 y dan cuenta de una realidad que, a las puertas de 2019, ha sobrepasado toda previsión.

Esto ha obligado a muchas empresas tecnológicas a rediseñar su estrategia de negocio y volcar más energías al desarrollo de apps para móviles, tanto para particulares como para empresas y profesionales, como es el caso de los programas de facturación.

El móvil llega a los programas de facturación online

Cada vez son más las empresas y autónomos que hacen uso de apps para móviles para la gestión de su negocio. Hablamos, por lo que aquí nos afecta, de la gestión de la facturación.

Autónomos o empresarios cuyos oficios les obligan a estar siempre fuera de una oficina buscan herramientas que les faciliten el trabajo. Y en esto, las apps para móviles se han convertido en un auténtico aliado.

Si quieren hacer una factura ya no tienen que esperar a llegar al ordenador de la oficina. Pueden hacerla al momento. Si tienen que consultar una información relativa a sus facturas (si están pagadas o impagadas, por ejemplo) o, incluso, hacer un presupuesto al cliente con el que se acaban de reunir, ya no deben esperar a llegar a ningún sitio: cualquier sitio es bueno para hacerlo.

Programas de facturación con apps para iPhone y Android

Los programas de facturación online permiten trabajar con ellos desde cualquier dispositivo. Al tratarse de softwares en la nube, el único requisito que piden es una conexión a internet.

No obstante, y pese a esta ventaja, muchos prefieren trabajar desde un PC o Mac, ya sean de escritorio o portátiles. A no ser, claro, que dichos programas tengan una app exclusiva para móviles. De ser así, lo deseable es que estén disponibles tanto para iPhone como Android.

Qué cabe esperar de una app de facturación para móviles

Como no somos expertos en lenguaje de programación, lo diremos con sencillez: ha de ser fácil y funcionar con rapidez.

Una especie de “aquí te pillo, aquí te mato”, pero en versión facturación: necesito hacer una factura ahora sobre la marcha y no puedo (y no quiero) demorarme. Así que las carantoñas y otros preludios los dejaremos para otro momento, cuando lleguemos a casa.

Al menos, pues, deberíamos esperar esto:

• Poder enviar facturas al momento.
• Y quien dice facturas, dice presupuestos.
• Registrar gastos de la actividad: el ticket de una comida; la factura de un proveedor, etcétera.

Lo demás es silencio, como decía el poeta, y, encima, está de más: una app para móvil compleja puede obstruir el trabajo, y eso es lo último que se espera y se desea en las circunstancia en que uno desea hacer una factura sobre la marcha.

Qué no cabe esperar de una app de facturación para móviles

Cualquiera que haya usado la app para móvil de un programa de facturación lo habrá experimentado: la app no tiene todas las funcionalidades que la aplicación para escritorio. ¿Por qué?

Pues por lo dicho antes: se trata de ofrecer eficacia instantánea; un “aquí te pillo, aquí te mato”, para salir al paso. De ahí que las empresas que ofrecen apps para escritorio y móvil simplifican las segundas: pues el propósito es la inmediatez. Y lo demás… pues eso, está de más.

¿Cómo empezar este post? Quizá con una sencillo agradecimiento a todos los usuarios que han visitado nuestra web para descargarse los modelos de factura de distinta índole.

Y es que no solo nuestros modelos de factura han cosechado un éxito inapelable, sino que otras plantillas como la de presupuestos o la de facturas proforma han sido incluso más exitosas.

A continuación un ránking de las plantillas de factura más demandadas:

1. Modelo de presupuesto para Word y para Excel.
2. Modelo de nota de crédito para Word y para Excel.
3. Modelo de factura proforma para Excel y para Word.
4. Modelo de factura para Word y para Excel.
5. Modelo de presupuesto para Word y para Excel en inglés.

Los presupuestos y las notas de crédito son, de lejos, las plantillas más demandadas, pues en conjunto suman casi la mitad de todas las descargas.

¿Hay algo que eches en falta en nuestra sección de plantillas? Te recordamos que tenemos también una sección llamada Preguntas frecuentes.

Ahí hallarás información sobre facturas, facturación, presupuestos y nota de créditos. ¿Tienes alguna sugerencia? No te cortes y háznosla saber dejando tu comentario en este blogpost.

Desde que echamos a rodar esta página hace unos pocos meses, son ya más de 3.000 las descargas de nuestros modelos de factura y de factura proforma, nuestros modelos de presupuesto y nuestros modelos de nota de crédito.

¿Qué se puede decir? Lo primero de todo y lo más cortés: ¡Muchas gracias! Gracias por la confianza y por haberos acercado a visitar esta página.

Y como no nos queremos quedar en unos simples agradecimientos y queremos continuar desarrollándonos, nos alegraría que dejaras algún comentario (si lo deseas: nosotros, no te quepa duda, lo deseamos).

Por si te sirve de inspiración, estos son varios de los temas que nos puedes comentar:

• Para qué has descargado un modelo de factura o de factura proforma.
• Para qué has descargado un modelo de presupuesto y de nota de crédito.
• Otro tipo de plantilla que te haría falta (relacionada, claro está, con la facturación).
• Otros temas que podemos desarrollar en la web (sobre facturación).

Para hacer un comentario, solo tienes que hacer clic sobre “leave a reply” y dejar tu comentario.

¡Mil gracias de nuevo!

Sergio y Javier