Autónomo, empresario… probablemente tengas la obligación de emitir facturas por tu actividad. Si es así, el uso de un programa de facturación resulta más que razonable. ¿Cuáles son sus ventajas? ¿De qué modo puede ayudarte?
¿Qué es un programa de facturación?
Un programa de facturación es, por definición, eso: un software informático con el que emitir facturas y gestionar toda la facturación de tu negocio al completo.
El programa dispone de plantillas de factura que debes rellenar. Todas las facturas emitidas se guardan en el programa y desde ahí se pueden gestionar.
Un software de facturación completo no se queda solamente en la mera emisión de facturas, sino que también te facilita todo el proceso comercial con la creación de presupuestos, albaranes y recordatorios.
¿Cómo hacer facturas con un programa de facturación?
Un software para hacer facturas agiliza el proceso de emitir una factura, de modo que en menos de un minuto ya tienes la factura lista:
- Abres una nueva factura.
- El número de factura y la fecha de emisión se asignan automáticamente.
- Eliges los datos del cliente del menú desplegable de clientes.
- Eliges el producto o servicio del menú desplegable de productos o servicios.
- Puedes introducir un descuento (si se tercia, claro).
- El importe final se suma automáticamente.
¡Y ya tienes la factura hecha! Rápido, fácil, eficaz.
Programa de facturación Vs. Word y Excel: ¿Qué es mejor?
Word y Excel son los programas más usados por muchos autónomos e incluso empresarios para emitir facturas. Sin embargo, a medida que crece la facturación (y no hace falta ser una gran empresa), se antoja la siguiente pregunta: ¿vale la pena seguir trabajando con Word o Excel o mejor me decanto por un programa de facturación?
A continuación te presentamos las cinco ventajas de trabajar con un software de facturación con respecto a Word y Excel.
1.Modelos de factura con todos los requisitos legales
No sólo es una cuestión de seriedad (que también), sino de cumplimiento de los requisitos formales estipulados por la ley.
Las versiones más avanzadas de Word y Excel incorporan modelos de factura, no obstante, al no ser programas especializados en dicha tarea, no se puede garantizar que dichos modelos cumplan al cien por cien con todos los requisitos legales. Y la Agencia Tributaria, qué le vamos a hacer, es estricta con esto.
2. Menos errores con un programa de facturación
Así es: al usar una plantilla de Word y Excel has de introducir manualmente todos los datos, por lo que el margen de error es mayor.
Un software de facturación automatiza todo el proceso de facturación:
- El número de factura se asigna automáticamente.
- Los datos de cliente y productos, al estar guardados en el programa, se introducen fácilmente.
- El IVA, los descuentos y los importes se suman automáticamente.
Y de este modo, pues sí, se evitan errores.
3. Modelos de factura personalizados y diseñados
Un programa de facturación no sólo tiene que ofrecer modelos de factura serios, sino que también ha de destacar seriamente sobre la competencia; formar parte y expresar la marca corporativa.
De ahí la importancia de que la plantilla de factura sea diseñable; algo en lo que Word y Excel están bastante limitados.
Con un programa para hacer facturas, podrás:
- Elegir distintos diseños de factura.
- Cargar el logo.
- Adaptar la plantilla a los colores corporativos.
- Quitar o añadir elementos en la plantilla de factura.
De este modo, tus facturas serán dignas de un profesional y dejarás de parecer un amateur:
4. Ahorra tiempo con un programa de facturación
Un programa de facturación no sólo te ayuda en la emisión de facturas, sino también a ahorrar tiempo en comparación con Word y Excel.
Mientras que con Word y Excel todos los procesos son manuales, en un programa de facturación están automatizados. De este modo puedes hacer facturas con rapidez así como crear presupuestos y convertirlos en factura en un par de clics, sin tener que empezar de cero.
5. Óptima gestión de tus facturas
La facturación exige un orden y una gestión. No es suficiente con crearlas y aquí paz y después gloria. Las facturas exigen un seguimiento del pago así como su conservación (por ley las facturas tienen que guardarse durante cuatro años).
Y para qué engañarnos: Word y Excel no son los programas más idóneos para gestionar facturas. Admitamos que para crear una factura nos ayudarán a salir del paso, pero punto. La facturación de un negocio es algo serio. Conviene no ser negligentes ni ingenuos.
Con un software de facturación:
- Todas las facturas se guardan automáticamente.
- Son más fáciles de encontrar gracias al buscador.
- Puedes conciliarlas con su respectivo pago (bancario o en efectivo).
- Te facilita el seguimiento del pago de las facturas (distinguiendo entre las pagadas y las impagadas).
5 ventajas de un programa de facturación online
A estas alturas suponemos que la rivalidad entre un programa de facturación y Excel y Word ya ha quedado superada. La superioridad del primero es incontestable, por lo que subamos un peldaño más.
El lector perspicaz ya lo habrá notado en el título de este apartado: en efecto, ya no solo hablamos de un programa de facturación, así, a pelo, sino de un programa de facturación online o programa de facturación en la nube, como gustéis.
Porque programas de facturación puede haberlos también de esos que se descargan en un ordenador y ahí se quedan. No dejan de ser superiores a Word y Excel, pero ya que nos hemos puesto exquisitos, no nos quedemos con lo bueno: aspiremos a lo mejor.
Estas son las cinco principales ventajas de un programa de facturación online:
1.Tus modelos de factura están siempre al día
La normativa de facturación puede experimentar cambios. Lo mismo ocurre con aspectos fiscales como el IVA o las retenciones de IRPF.
En los programas de facturación online las actualizaciones son automáticas: no hace falta esperar a descargarlas de ningún sitio. Éstas se aplican automáticamente, pues detrás del programa siempre hay un equipo que vela por que el software de facturación este siempre al día en los aspectos legales.
2. El envío de facturas es más rápido
Al ser online, las facturas se envían directamente desde el programa de facturación. No hace falta descargarla y adjuntarla en un email aparte o (¡peor!) imprimirla y enviarla por correo convencional.
3. Puedes hacer facturas sobre la marcha
Un programa de facturación online es también sinónimo de autonomía. Al ser un programa en la nube, puedes usarlo en cualquier lugar. Ya no dependes de un solo dispositivo (el ordenador de la oficina), sino que puedes usarlo en cualquier móvil, tableta u ordenador portátil (o cualquier ordenador).
Solo necesitas acceso a internet.
4. Cobras tus facturas más rápido
Lo bueno de usar un programa de facturación online es que también puedes ofrecer el pago online de las facturas que envías a tus clientes.
Plataformas de pago como SumUp, PayPal o GoCardless pueden integrarse en tu programa de facturación de modo que tus clientes, al recibir las facturas, podrán pagártela cómodamente (y más rápido).
5. Tus facturas están almacenadas de forma segura
Sin límites de espacio, sin problemas de almacenamiento… Y seguridad a prueba de bombas. Los programas de facturación online están equipados con una infraestructura de seguridad imbatible que la hace no depender de las medidas de seguridad que cada usuario tome en su propio ordenador, algo que, a muchos, les parecerá una invitación a dormir tranquilos.
Cómo encontrar el programa de facturación adecuado
¿Eres autónomo o tienes una pequeña empresa? Hoy en día hay muchos programas de facturación online en el mercado, algo que debemos celebrar (en la variedad está la riqueza).
De ahí que el programa de facturación que elijas deba estar pensado para un autónomo o pequeña empresa.
En este artículo te ofrecemos los criterios que has de seguir para encontrar el programa de facturación adecuado para tu negocio:
Programa de facturación: la sencillez como principio
El primer criterio que has de tener en cuenta es que el programa sea fácil de usar. Un programa de facturación ha de estar al alcance de cualquier autónomo o empresa y no pertenecer o estar pensado para un selecto club de expertos informáticos o contables.
Desde la creación de la factura hasta su envío, la facilidad ha de medirse por número de clics: cuantos menos necesites, mejor, pues será indicio de que es sencillo.
Bajo ese principio funciona el programa de facturación Debitoor: “Haz facturas en menos de un minuto”.
Hacer facturas con un programa de facturación
Todas las facturas que se emiten han de cumplir una serie de requisitos formales. A continuación te aclaramos el contenido obligatorio:
- Tus datos como autónomo o empresa: nombre o razón social, dirección y NIF.
- Los datos de tu cliente: nombre o razón social, dirección y NIF.
- Número de factura (la serie ha de seguir un orden correlativo).
- Fecha de emisión.
- Fecha de las operaciones (solo si no coincide con la fecha de emisión).
- Descripción del producto o servicio, lo que incluye el precio por unidad.
- El tipo de IVA y la cuota tributaria así como el importe antes de impuestos (la base imponible) y el importe final.
Asegúrate siempre de que la factura contiene toda esa información antes de enviarla.
Funciones de un programa de facturación
Un programa de facturación puede estar dotado de distintas funciones. Entre las más importantes destacamos las siguientes:
- Modelos de factura profesionales.
- Diseños de factura individualizados.
- Envío directo de las facturas por email.
- Facturas con opciones de pago online (SumUp, PayPal, etcétera).
- Creación de presupuestos, albaranes y envío de recordatorios por facturas impagadas.
- Registro y categorización de gastos.
- Sistema OCR para el escaneo de información relevante a la hora de cargar documentos de gastos.
- Conciliación bancaria.
- Gestión fácil y completa de las facturas.
- Listado de clientes, productos y proveedores.
- Importación de lista de clientes, productos y proveedores.
- Facturas en distintos idiomas y divisas.
- Exportación de información (facturas, gastos, presupuestos, etcétera).
- Módulo para asesores.
- Informes fiscales y contables: modelo 303 de IVA, cuenta de resultados, balance de situación.
- Multiusuario.
Además, un programa de facturación puede integrarse con otras plataformas externas gracias a su API: una tienda online (WooCommerce), una plataforma de gestión de proyectos (TimeStarter), etcétera.
Programa de facturación online
Hay diferentes tipos de programas de facturación:
- Programas de facturación offline: por ejemplo, los que se compran en CD.
- Programas de facturación que se descargan de internet en el ordenador.
- Programas de facturación online o en nube, en los que uno accede a través del navegador (o app para móvil) y paga una suscripción.
Nosotros recomendamos siempre el uso de un programa de facturación online o en la nube, por los motivos esgrimidos más arriba.
Esto da más autonomía al usuario, pues no tiene que depender siempre de un solo y mismo ordenador para trabajar, como es el caso de las dos primeras variantes señaladas en este apartado.
Programa de facturación para Mac y PC
Hay determinados programas de facturación que solamente son compatibles para PC o para Mac. Aunque uses solamente un tipo de dispositivo, siempre te aconsejamos un software de facturación que sea compatible tanto para PC como para Mac.
Nunca se sabe en qué situación te puedes encontrar, pero siempre puede ocurrir que en un determinado momento tu única opción sea usar un Mac o un PC, de ahí, por eso de no poner barreras al campo, te aconsejamos que te decidas por un programa de facturación compatible para ambos.
Programa de facturación para iOS y Android
Si uno viaja a menudo o está siempre visitando clientes por la naturaleza de su oficio, un programa de facturación que se pueda usar desde el teléfono iPhone o Android es siempre un plus.
Aquí, al igual que en el apartado anterior, cuánto más compatible sea para ambos dispositivos, mucho mejor.
Un programa de facturación con versión de prueba
Antes de decidirte por un programa de facturación, primero pruébalo. La mayoría de softwares de facturación tiene una versión de prueba.
Lo mejor es poder probar gratuitamente la versión completa del programa. De este modo te asegurarás de que tiene todo lo que necesitas.