Y llegó el día D (y que me perdonen los alemanes: sé que estas comparaciones no les hace gracia, pero, en fin, empezaron ellos). Llegó el día (¡el momento!) de confrontar Word y Excel con un programa de facturación.

De entrada quiero dejar claro que no tengo nada en contra de Word y Excel. Son programas estupendos, polivalentes, que a más de uno nos han salvado la vida en el momento que más lo necesitábamos.

Ahora bien, cuando uno ha de hacer facturas, usar Word y Excel son ganas de complicarse la vida. Y lo grave es que uno no lo cree así hasta que prueba un programa de facturación. A mí, por ejemplo, me pasó. Hacía facturas con Word y Excel, que tienen sus modelos de facturas, pero llevar toda la facturación así se asemejaba a una obra de ingeniería. Y, claro, de ingeniería yo, ni idea.

Sin ánimo de asentar cátedra, presentaré a continuación las razones por las que prefiero un programa de facturación a Word y Excel. Para hacer facturas, se entiende:

• Orden y seguimiento. Quizás sean cosas de la edad, que uno se vuelve más conservador y amante de que las cosas estén en su sitio, pero qué queréis que os diga: cuando uno tiene la suerte de poder hacer muchas facturas y aguantar al pie del cañón varios años consecutivos, no hay nada como mantener tus facturas bien ordenadas en el mismo lugar y poder acudir a ellas con un par de clics. Y el seguimiento también es importante: ojalá facturar fuera tan fácil como enviar una factura y desentenderse. Hay que seguirla, saber si te la han pagado, saber cuál te han pagado y cuál no, etc. Y de ese caos me rescató un programa de facturación.
• Automatismo. Es algo que no le perdonaba a Word y Excel: que no se acordaran del número de la factura anterior. Hasta que descubrí un programa de facturación que le asignaba automáticamente el número correlativo a la serie numérica. Y qué alivio, porque para eso era un desastre.
• Simplicidad. Una vez que llevas un buen tiempo en el ajo, te das cuenta de que la facturación no es nada sencillo. Hacer una factura ya es de por sí un jaleo (si la haces manualmente), por lo que ya no te cuento si tienes que llevar toda la facturación. Cuando empecé a trabajar con un programa de facturación me di cuenta de eso: de lo complicado que era y de lo sencillo que podía ser (gracias al programa).
• Errores. Esto es lo mejor, porque la facturación es un terreno larvado de errores. Y a veces, errores muy tontos. Es cierto que Excel, al ser una hoja de cálculo, te facilita también los cálculos de los productos que vas a facturar, el IVA correspondiente, el IRPF, etc. Pero no lo hace automáticamente, y de simple tiene poco, por lo que siempre se cuela algún error. Un programa de facturación es la leche para esto, porque al automatizar todo el proceso, apenas te deja margen para el error. Y eso se agradece.

Esto solo son unos apuntes rápidos, pero que no quiero dejar así sin más. Hay un aspecto que me he dejado, y tiene que ver con el concepto de “en la nube”.

La facturación en la nube – o, por decirlo más concretamente, los programas de facturación en la nube – tiene una gran ventaja: y es que almacena un número de datos enorme (en algunos casos, ilimitado), por lo que no tienes que preocuparte por descargarte nada.

Además, tiene la ventaja de favorecer la movilidad: es decir, de poder hacer facturas allá donde estés. Como la información se almacena en un servidor seguro externo, puedes acceder a ella desde cualquier lugar o dispositivo electrónico (móvil, tableta, etc.), por lo que agilizas tu forma de facturar.