Toda factura ha de ir numerada. De esto ya hablamos en nuestro artículo “¿Qué es un modelo de factura?“. Ahora bien, ¿en qué consiste realmente el número de factura? ¿Cuándo se puede cambiar? ¿Cómo he de establecer la serie numérica?

La regla básica que establece la Agencia Tributaria es que el número ha de ser secuencial y que no puede haber saltos. Si los hay, mal asunto, pues se sospecha que una factura ha desparecido y, por tanto, no se ha declarado.

Cuándo cambiar la serie numérica de una factura

La Agencia Tributaria, en contenidos de una factura, destaca que “dentro de cada serie [la numeración] será correlativa”.

No hay más pistas al respecto. Para encontrarlas, hay que rebuscar hasta ir a parar al BOE. Este dice que se pueden crear series separadas de facturas en los siguientes supuestos:

• Cuando se emitan facturas desde distintos establecimientos.
• Cuando se realicen distintas actividades.

Además de este se “puede”, la misma legislación señala cuándo se está obligado a expedir facturas con series distintas:

• Cuando se trate de facturas expedidas por el destinatario (el cliente).
• Para facturas rectificativas.

Y cuándo NO se pueden expedir series distintas:

• Por clientes.
• Por meses (se puede distinguir el año, pero no el mes).
• En facturas proforma (de hecho, las facturas proforma no deben ir numeradas obligatoriamente).

Cómo cambiar la serie numérica

Al establecer una serie numérica, se pueden colocar prefijos para distinguir el año o el tipo de operación.

Por ejemplo, 17-P-001, donde 17 indica el año 2017, P el producto y el 001, la primera factura (el número de ceros delante depende del número de facturas que se prevean hacer ese año).

Y como decíamos: la serie numérica no se puede cambiar cada mes, aunque sí se puede restablecer cada año. Por ejemplo: 18-001, 17-001, etc. El prefijo indica el año fiscal.