Cada negocio es un mundo, no obstante, el objetivo final es realizar la venta de productos y servicios y cobrarla. Para ello, el empresario deberá poner en práctica una serie de pasos.

Esto es lo que se conoce como proceso de ventas. Se trata de los pasos que una empresa ejecuta desde el intento de atraer al cliente hasta que se produce la operación de venta.

Por supuesto, por razones obvias un programa de facturación te puede ayudar con ello, aunque a lo mejor no con la parte de atraer al cliente. Sigue leyendo y descubre cómo.

Primeros pasos del proceso de venta con tu programa de facturación

Una vez tengas la atención de tu cliente, querrás ofrecerle un precio. Lo habitual es hacerlo mediante un presupuesto, sin embargo, ciertos sectores trabajan con facturas proforma.

La factura proforma es una factura borrador, sin valor fiscal. El presupuesto es principalmente para ofrecer un precio, mientras que la proforma indica que ya se produjeron conversaciones y un acuerdo comercial.

En cualquiera de estos casos, sin importar la formalidad de cada uno o la relación entre cliente y vendedor, es necesario emitir un documento con una sugerencia de precio.

Por ello, la mayoría de programas de facturación te permiten crear facturas proforma y presupuestos con los datos de tus productos o servicios ya registrados y los datos del cliente.

De proforma o presupuesto a crear la factura con tu programa

Una vez tu futuro cliente ha recibido un precio y le parece correcto lo normal puedes marcar ese presupuesto como aceptado y posteriormente convertirlo a factura.

Si se trata de una proforma, simplemente tendrías que finalizarla para que se convierta en una factura con valor fiscal.

Todos estos procesos suelen ser casi automáticos en muchos programas de facturación. Esto te permitirá ahorrar tiempo para dedicarlo a otras tareas.

Además, si se trata de un producto que envías, en vez de un servicio, lo habitual es generar un albarán. En él se desglosa los productos incluidos en el envío, habitualmente desglosando el importe de cada uno.

Cobrar las facturas emitidas con un programa de facturación

Cuando tu cliente te paga, lo lógico es registrar ese pago y asociarlo a la factura. Así sabrás que esa factura está cobrada y no tienes que reclamarla.

Este paso se llama conciliación de cobros. Así, cuando revises tus facturas sabrás qué es lo que está pagado y lo que no.

Todos estos pasos deberán ser fácilmente rastreables y así saber cuándo se creó y envió el presupuesto, cuando se convirtió en factura y cuándo se cobró.

Asimismo, tu cliente puede requerirte que le indiques que has recibido el pago satisfactoriamente. En ese caso, puedes enviarle un recibo por el pago, haciéndole saber que el dinero llegó.

Esto es parte de los momentos post-venta pero no deja de ser parte del proceso de venta, pues están íntimamente ligados.

Sin embargo, puede ocurrir el caso contrario, que tu cliente se demore en el pago. Es decir, ha pasado la fecha de vencimiento de la factura y no has recibido el dinero.

En ese caso, quizás es momento de enviarle un recordatorio. Algunos programas de facturación incluyen la posibilidad de incluir un recargo por demora en el pago.

De esta manera, cuando todo esté en orden puedes volver sobre los pasos dados y revisar cuánto tiempo te llevó realizar el proceso de venta.